Para definir a Tecnologia da Informação é interessante que vejamos alguns conceitos que a compõem. Você já ouviu falar sobre Sistema de Informação? Pois é exatamente isso que vamos começar a definir antes de entrar em Tecnologia da Informação.

Com esses conceitos bem definidos ficará mais fácil entendê-la. James O’ Brien escreve que um sistema é um grupo de componentes interrelacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação.

Pelo conceito estabelecido, podemos verificar que há vários sistemas que fazem parte de nosso cotidiano, como, por exemplo:

1) Sistema de refrigeração: é um conjunto de componentes que trabalham de forma integrada com o objetivo de refrigerar um determinado local;

2) Sistema solar: formado por nove planetas que se encontram no campo gravitacional do sol;

3) Sistema de arrefecimento: conjunto de componentes que controla a temperatura do motor de um automóvel.

Como se pode perceber, nos três exemplos acima, cada sistema é composto por um conjunto de componentes que se relacionam para atingir um objetivo. Uma vez que ficou compreendido o significado do termo sistema, é possível, agora, conceituar Sistema de Informação. Segundo Turbam (2004), um Sistema de Informação coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informação com um objetivo.

Um Sistema de Informação é alimentado por alguns componentes externos, como, por exemplo, fornecedores, clientes, agências reguladoras, acionistas e concorrentes. Todas as informações adquiridas sobre esses componentes são importantes para uma organização se tornar mais competitiva; essas informações, quando bem estruturadas e organizadas, tornam-se importantes para a sobrevivência da empresa.

Um Sistema de Informação é composto basicamente de entrada, processamento, classificação, organização e de uma saída estruturada, que servirá de realimentação para a entrada. Com um Sistema de Informação informatizado, um diretor, um gerente, ou mesmo, um administrador pode saber em tempo real:

1) a posição do estoque de produtos acabados;
2) o valor de venda de determinado produto;
3) a posição do fluxo de caixa;
4) Quais são seus devedores, quanto eles devem e qual a previsão dos pagamentos

Um Sistema de Informação deve ser capaz de compor e apresentar as informações relacionadas acima. Considerando o exposto, um Sistema de Informação traz os seguintes benefícios:

1) maior eficiência, produtividade e segurança;
2) aperfeiçoamento das comunicações;
3) carga de trabalho reduzida, custos reduzidos;
4) maior precisão, menos erros;
5) maior e melhor controle sobre as operações;
6) melhores decisões com base em informação de qualidade, mais oportunidades;
7)vantagens competitivas, melhor serviço e melhor qualidade;
8) valor agregado aos produtos (bens e serviços)

Os benefícios citados acima podem ser obtidos por sistemas de informação manuais ou computadorizados. É notório que os sistemas de informação computadorizados agilizam a obtenção das informações, portanto os administradores, de posse dessas informações, poderão tomar decisões mais rápidas. No entanto não adianta ter um Sistema de Informação bem estruturado se não houver pessoas qualificadas para fazer a leitura e a tradução dessas informações com o objetivo de tomada de decisões rápida.

Portanto, as empresas devem ter administradores que, dentre outras características, saibam interpretar as informações e agir rapidamente de acordo com elas e com os interesses das empresas. Grande parte dos sistemas de informação começa a ser desenvolvida de forma manual para, em seguida, se estabilizar e depois partir para a informatização. Essa é uma característica, principalmente, de pequenos estabelecimentos que começam a crescer e sentem a necessidade da informatização.

Vale lembrar que, mesmo que a forma dos sistemas de informação utilizada seja a manual, eles devem estar bem estruturados antes de serem informatizados. Caso isso não ocorra, corre-se o risco de a informatização não ter êxito e, como consequência, a empresa não ter bons resultados. Quando um Sistema de Informação é informatizado, torna-se mais fácil o armazenamento e a recuperação dos dados; o processamento das informações é feito de uma forma mais rápida, tornando possível tomar decisões também mais rápidas.