O melhor momento de implantar um ERP é quando:
• a empresa está muito bem financeiramente;
• existe uma equipe bem treinada que vê o projeto com bons olhos;
• a complexidade dos processos da empresa gera a necessidade de integração e maior controle, principalmente no momento em que esteja bem no mercado em que atua.
• aparecem indícios que mostram problemas no estoque, um descontrole financeiro e até indícios de fraude; esse é um momento adequado para a implantação do ERP.
É válido ressaltar que o ERP exige grandes investimentos financeiros, investimento de tempo e em recursos humanos.
O investimento financeiro recai sobre a compra de cessão de direitos, que é a licença de uso para as máquinas, as quais irão usar o sistema simultaneamente. Há também a opção de locação do sistema, uma prática que também é bem aceita pelas empresas, ou seja, a empresa não compra a licença de uso, mas paga por seu uso como se fosse um aluguel, transação análoga à compra ou aluguel de um imóvel.
Um sistema de ERP leva, em média, dois anos para ser implantado, mas isso não pode ser levado muito em consideração, pois o tempo é o cliente que determina de acordo com a quantidade de pessoas envolvidas, tamanho da empresa e valor que será investido durante um intervalo de tempo. Ou seja, se a empresa tem muito dinheiro, contrata muitos analistas e uma gerência de projeto e a implantação acaba sendo bastante rápida, mas, se não tem muito dinheiro, contrata menos analistas com menos horas-homem no projeto, aumentando o tempo de implantação. Novamente, pode-se fazer uma analogia com a construção de uma casa: pode-se construir uma casa em três meses ou em dois anos; isso dependerá do investimento feito e, consequentemente, da quantidade de pessoas e materiais envolvidos durante um determinado período de tempo. Portanto, a implantação dependerá, basicamente, de dinheiro, recurso e equipe envolvida.
Várias empresas não implementam o ERP logo no início das operações. A implementação de um sistema integrado só irá acontecer no momento em que a empresa 13 estiver consolidada no ramo de atuação, mas isso não significa que ela não deva usar recursos tecnológicos para competir no mercado. Devido a esse fato todas as empresas, ao decidirem implantar um ERP, já terão equipamentos e softwares como ativo. Os recursos já existentes devem ser considerados na implantação do ERP, portanto uma análise minuciosa dos equipamentos e softwares presentes na empresa deve ser feita para evitar gastos desnecessários.