A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto, buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas.
Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a consequente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado.
A exigência do mercado competitivo, dinâmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente, garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia.
Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando soluções e satisfação no desenvolvimento das atividades. Para serem efetivos, os sistemas de informação precisam corresponder às seguintes expectativas:
• Atender as reais necessidades dos usuários;
• Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou;
• Atender ao usuário com presteza;
• Apresentar custos compatíveis;
• Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de informação;
• Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa.
Ao atender esses requisitos a empresa se sente confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios.
Classificação de Sistema de Informação
Os sistemas podem ser classificados de acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de decisões. Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja:
• Sistemas de Apoio às Operações
– Sistema de Processamento de Transações (SPT)
– Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automação de Escritório (STC e SAE)
• Sistema de Apoio Gerencial
– Sistema de Suporte da decisão (SSD)
– Sistema de Suporte Executivo (SSE)
– Sistema de Informação Gerencial (SIG)
Veremos agora cada um dos sistemas de forma mais clara.
• Sistema de Apoio às Operações
Os sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais metas processar transações, controlar processos industriais e atualizar banco de dados, fornecendo informações de âmbito interno e externo. Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das atividades da empresa, não consegue desenvolver informações específicas, necessitando do apoio do sistema de informação gerencial.
– Sistema de Processamento de Transações (SPT)
A automatização dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negócios da empresa agiliza e facilita a realização dos trabalhos. Além de oferecer uma gama maior de informações. Como exemplo, pode-se citar a emissão de notas fiscais e o controle de estoque.
“Um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”. LAUDON e LAUDON (2001)
– Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automação de Escritório (STC e SAE)
Os aplicativos dos escritórios são projetados com base na necessidade de manipulação e gerenciamento de documentos, aumentando, assim, a produtividade dos envolvidos com a atividade; por exemplo, a editoração eletrônica, arquivamento digital, planilhas de cálculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas.
• Sistema de Apoio Gerencial
Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial.
São eles:
– Sistema de Suporte da decisão (SSD)
Os sistemas de suporte da decisão são munidos de grande quantidade de dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização. Eles oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial.
– Sistema de Suporte Executivo (SSE)
Os sistemas de suporte executivo dão suporte ao nível estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse sistema são os executivos seniores. Os sistemas de suporte executivo não são projetados para resolver problemas específicos; em vez disso, fornecem uma capacidade de computação e telecomunicações que pode mudar a estrutura dos problemas.
– Sistema de Informação Gerencial (SIG)
O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão. Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo, portanto, uma interação entre os meios, resultando na concretização dos objetivos preestabelecidos pela empresa. As fontes externas advêm do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstâncias pela evolução tecnológica.
As fontes internas estão relacionadas aos bancos de dados mantidos pela organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing.
A seguir há duas tabelas que resumem as classificações dos sistemas para uma compreensão mais detalhada:
As decisões são tomadas sob diversas condições: sob condições de certeza, condições de
incerteza e condições de risco. As decisões programadas normalmente oferecem um grau de
risco menor do que as decisões não-programadas.
Em se tratando das decisões tomadas sob certeza, o elemento de decisão tem conhecimento
das consequências ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor
dentre as alternativas propostas.
Com relação às decisões tomadas sob condições de incertezas, os resultados são desconhecidos
e gerados sob probabilidades, cujo elemento de decisão tem pouco ou nenhum conhecimento
das informações que formam as alternativas.
Na tomada de decisão com risco, todas a alternativas têm um resultado específico e são
projetadas sob probabilidades conhecidas.
O tomador de decisão conhece todas as alternativas
e sabe que o risco é inevitável. Dessa forma e possível observar que a tomada de decisão está
diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, e este
dever ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxílio ao gestor.
Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das empresas. A geração
de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o processo de tomada de decisão
garante uma estruturação de gestão diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as
demais empresas.
TABELA 1: Tipificação dos Sistemas de Informação
Vendas e
Marketing Produção Finanças Contabilidade Recursos
Humanos
Sistemas de Nível Estratégico
Sistema de
Informações
Gerenciais (SIG)
Administração
de vendas
Controle de
estoque
Análise de
Investimento
de Capital
Análise de
recolocação
Sistema de
Suporte a Decisão
(SSD)
Análise de
regiões de
venda
Programação
da Produção
Análise
de preço
lucratividade
Análise de
custo contratual
Sistema de Nível de Conhecimento
Sistema de
Trabalho do
Conhecimento
(STC)
Engenharia
de Estação de
Trabalho
Estações de
Trabalho
Gráfica
Estações de
Trabalho
Gerencial
Sistema de
Automação de
Escritório(SSD)
Processador de
Texto
Documentação
de Imagem
Calendários
Eletrônicos
Sistema de Nível Operacional
Sistema de
Processamento de
Transação (STP)
Controle de
máquina
Negociação
de Títulos
Folha de
Pagamento Compensação
Monitoramento
de Pedido
Programação
de Fábrica Contas a pagar Treinamento e
desenvolvimento
Processamento
de Pedido
Controle de
Movimentação
de Material
Administração
do Caixa
Contas a
receber
Manutenção
de registro de
empregado
TABELA 2: Características dos Sistemas de Processamento de Informação
Tipo de
sistema Informações Entrada para
Processamento Informações Saída para
Usuários
SSE Dados Agregados Internos e
Externos
Imagens,
Simulações
Projeções; respostas
para questões Gerentes Sr.
SSD
Baixos volumes de dados ou
banco de dados volumosos
organizados para análise de
dados; modelos analíticos e
ferramentas de análise dados
Interatividade;
Simulações e
Análise
Relatórios especiais;
analise de decisões;
respostas para as
questões
Profissionais;
Gerência
administrativa
SIG
Dados de transação
resumidos; grandes volumes
de dados; modelo simples
Relatórios
rotineiros; modelo
simples; análise de
nível inferior
Resumo e relatórios
de execução
Gerentes de
nível médio
STC Especificações de projeto e
base de conhecimento
Modelagem;
simulações Modelos; Gráficos Profissionais e
pessoal técnico
SAE Documentos; prazos
Gerenciamento
de documentos;
programações;
comunicações
Documentos;
programações e
correio
Trabalhadores
de escritório e
administrativo
SPT Transações e eventos
Ordenação;
listagem; fusão;
atualização
Relatórios detalhados
listas e resumos
Pessoal
operacional;
supervisores