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Como ser uma boa recepcionista em um consultório particular

Introdução

É um equívoco comum que as empresas de saúde bem-sucedidas só precisam de uma equipe clínica que trabalhe duro. Na realidade, o lado administrativo das coisas tem a mesma responsabilidade em garantir que os processos ocorram sem problemas. Quando se trata de gerenciar sua equipe de consultório particular, é essencial que você aloque tempo para garantir que a equipe clínica e administrativa tenha acesso ao suporte e aos recursos necessários para que eles façam bem seu trabalho. Se você é recepcionista ou tem uma função que envolve receber pacientes, há uma ampla gama de diferentes habilidades necessárias para garantir a satisfação do cliente. Além disso, como a recepcionista é o primeiro ponto de contato para os pacientes que procuram marcar uma consulta ou que chegam à clínica, eles têm muita responsabilidade em relação à comunicação e eficiência. Sem uma recepcionista qualificada, faltará o agendamento, a organização, o fluxo de trabalho e a comunicação geral de uma empresa de saúde. 

O que faz uma recepcionista de consultório particular?

Embora as responsabilidades do trabalho de uma recepcionista de consultório particular sejam diferentes dependendo se você trabalha em uma clínica de psicologia, fisioterapia, aconselhamento ou optometria, existem algumas funções gerais que você pode esperar. Em primeiro lugar, a recepcionista é normalmente o ponto inicial de contato entre um paciente e uma clínica. Eles são com quem o paciente fala quando marca uma consulta e, portanto, são responsáveis ​​​​por garantir que a agenda seja otimizada para pacientes e profissionais. Os recepcionistas também cumprimentam os pacientes quando eles entram no consultório no dia da consulta e geralmente entregam aos clientes formulários de admissão que precisam ser preenchidos. Todas as informações que um paciente fornece antes de sua consulta precisam ser carregadas no sistema da clínica para que o médico tenha acesso a dados vitais. Adicionalmente, quando as clínicas exigem pagamentos adiantados no momento da consulta, a recepcionista geralmente orienta o paciente nesse processo. Como você pode ver, a recepcionista desempenha um papel vital na mediação da comunicação entre pacientes e profissionais. Por meio de excelentes habilidades de comunicação, eles podem garantir que o fluxo de trabalho em um consultório particular seja otimizado e que pacientes e profissionais sejam mantidos informados sobre agendamentos de consultas, cancelamentos e pagamentos. 

Principais habilidades que todo recepcionista deve ter em um consultório particular

Dada a ampla gama de responsabilidades que uma recepcionista tem, existem certas habilidades que não apenas facilitarão o trabalho, mas também garantirão que a conformidade com a HIPAA seja mantida em todos os momentos. 

Certifique-se de que os visitantes se sintam bem-vindos

A experiência do paciente é um aspecto extremamente importante de trabalhar como recepcionista. A partir do momento em que um paciente entra pelas portas de uma clínica, ele quer se sentir seguro, confortável e bem-vindo, e por ser o primeiro ponto de contato, isso cabe em grande parte à recepcionista. Você deve ser gentil, profissional e paciente, e sempre lembrar que os pacientes podem estar passando por um momento muito estressante em suas vidas. 

Tem grandes soft skills e inteligência emocional

Embora as hard skills sejam importantes, você não deve subestimar o quão valiosas são as soft skills. Isso permitirá que você desenvolva relacionamentos positivos (e profissionais) com os clientes e se envolva com eles de maneira significativa. A inteligência emocional abrange uma ampla gama dessas habilidades de desenvolvimento de relacionamento, mas acreditamos que a mais importante é a empatia. Ser empático com as pessoas com quem você lida o estabelecerá como confiável e confiável.

Ter ótimas habilidades de comunicação e telefone

Como recepcionista, você estará em comunicação quase constante com pacientes e profissionais. Portanto, é essencial que você possua habilidades fantásticas de comunicação e telefone, para poder notificar clientes e profissionais de informações importantes. Além disso, algumas das tarefas que você precisa concluir (em particular o processamento de pagamentos) podem ser difíceis de navegar, especialmente quando você está lidando com pacientes difíceis. Ter habilidades de comunicação eficazes garantirá que você faça o trabalho, mantendo um bom relacionamento com os pacientes. 

Esteja atento para lidar com situações ocupadas

A maioria dos locais de trabalho experimenta períodos de tempo extremamente ocupados. Como você é responsável por gerenciar a comunicação entre pacientes e profissionais, além de ajudar os clientes a fazer check-in e fazer pagamentos, você precisa ser capaz de realizar várias tarefas e não deixar que os negócios o distraiam de suas tarefas. Como recepcionista, lidar com situações ocupadas geralmente requer a comunicação com vários pacientes ao mesmo tempo. Ao permanecer calmo e se comunicar de forma eficaz, você melhorará a experiência do paciente e as taxas de retenção de clientes . 

Tem habilidades eficazes de gerenciamento de tempo

Como eu tenho certeza que você já percebeu, recepcionistas têm muitas responsabilidades diferentes. Embora isso garanta que o trabalho seja sempre interessante, também exige habilidades excepcionais de gerenciamento de tempo. Certas tarefas, incluindo o retorno de chamadas telefônicas e a garantia de que os registros médicos do paciente foram carregados corretamente, devem ser priorizadas. Aprender a concluir tarefas mais importantes primeiro é um aspecto integral do gerenciamento de tempo que pode demorar um pouco para ser aperfeiçoado, mas ajudará a garantir que a administração funcione sem problemas.

Capacidade de operar ferramentas online

À medida que a tecnologia de saúde continua a se desenvolver, muitas ferramentas de prática privada incluem software online. Para fazer seu trabalho bem, você precisa ser extremamente hábil em navegar nesses sistemas. Felizmente, o software usado nas empresas de saúde foi projetado para ser intuitivo e fácil de navegar, o que significa que você deve se tornar um especialista em pouco tempo. 

Deve ser discreto e capaz de manter a privacidade do paciente

Manter a conformidade com a HIPAA e garantir que a privacidade de seus pacientes seja priorizada em todos os momentos é um aspecto absolutamente essencial do trabalho como recepcionista. Os pacientes não querem que suas informações médicas ou preocupações de saúde sejam de conhecimento público, e é seu trabalho lidar com esse tipo de comunicação da forma mais discreta possível. Além de ser empático e gentil, você deve tentar fazer com que seus pacientes se sintam o mais à vontade possível, o que significa nunca demonstrar nenhum tipo de julgamento. 

Ser capaz de tomar iniciativa

Assim como qualquer outro trabalho, trabalhar como recepcionista exige um grau de iniciativa. Em ambientes movimentados, muitas vezes os gerentes não conseguem encontrar tempo para transmitir informações ou atualizações continuamente. Você deve se sentir à vontade para dar o salto e descobrir quais tarefas precisam ser concluídas. 

Conclusão

Entendemos completamente se você está se sentindo um pouco sobrecarregado com a variedade de habilidades que uma recepcionista deve ter. Felizmente, existem algumas ferramentas disponíveis que podem ajudar em suas responsabilidades, incluindo sistemas de gerenciamento de consultórios. O software da Téo é uma plataforma sofisticada que foi projetada não apenas para simplificar várias tarefas administrativas, mas também para melhorar a comunicação com o paciente. A plataforma produz um fluxo de trabalho unificado, o que significa que todos os funcionários (administrativos e clínicos) podem acessar o mesmo calendário sincronizado e ser informados sobre os próximos compromissos e reuniões. Além disso, o Téo está integrado a um portal do paciente que permite aos clientes acesso aos seus registros médicos e informações de pagamento e agendamento. Além de garantir que os pacientes estejam sempre informados, o portal permite que eles façam reservas e pagamentos online, liberando você de duas tarefas demoradas. Obviamente, não existe uma maneira certa de trabalhar com sucesso como recepcionista, mas acreditamos que a utilização desses tipos de sistemas facilitará sua carga de trabalho sem comprometer a qualidade. Felizmente, este guia delineou algumas das principais habilidades necessárias para que as recepcionistas tenham sucesso em seus trabalhos, e você se sinta melhor equipado para abordar suas responsabilidades com uma mentalidade positiva e profissional. não existe uma maneira certa de trabalhar com sucesso como recepcionista, mas realmente acreditamos que a utilização desses tipos de sistemas facilitará sua carga de trabalho sem comprometer a qualidade. Felizmente, este guia delineou algumas das principais habilidades necessárias para que as recepcionistas tenham sucesso em seus trabalhos, e você se sinta melhor equipado para abordar suas responsabilidades com uma mentalidade positiva e profissional. não existe uma maneira certa de trabalhar com sucesso como recepcionista, mas realmente acreditamos que a utilização desses tipos de sistemas facilitará sua carga de trabalho sem comprometer a qualidade. Felizmente, este guia delineou algumas das principais habilidades necessárias para que as recepcionistas tenham sucesso em seus trabalhos, e você se sinta melhor equipado para abordar suas responsabilidades com uma mentalidade positiva e profissional.

Leitura adicional (Inglês):