Os KPIs são indicadores-chave de desempenho e, na área da saúde, referem-se a objetivos-alvo que permitem que sua empresa acompanhe o sucesso de suas operações. Eles são desenvolvidos especificamente pelas práticas para que o negócio possa se concentrar em áreas que requerem melhorias e trabalhar para criar um ambiente que seja benéfico para pacientes e profissionais. Os KPIs também são frequentemente usados ​​para comparar o desempenho com outros negócios de saúde e concorrentes para determinar onde a prática está funcionando bem e onde eles podem precisar melhorar.

Importância de acompanhar os KPIs para o seu consultório particular

Definir e rastrear KPIs é uma das maneiras mais eficazes de sua empresa alcançar crescimento e sucesso. Eles podem atingir uma ampla gama de áreas diferentes, tanto clínicas quanto administrativas, incluindo coisas como reduzir custos eliminando o papel , medidas para lidar com pacientes difíceis, melhorando a receita e criando cronogramas mais eficazes. Outra vantagem adicional do rastreamento de KPIs é que ele permite que você desenvolva uma compreensão mais precisa do setor de saúde atual e como certas tendências estão afetando seu trabalho. Uma quantidade razoável de tempo e esforço é dedicada à criação de KPIs e eles devem sempre refletir as tendências atuais do setor. Quando chegar a hora de olhar para trás e refletir sobre quaisquer mudanças notáveis ​​que ocorreram em sua empresa, você poderá identificar como sua prática se ajustou ao setor de saúde fluido, fornecendo dados para apoiar o crescimento futuro. Esse tipo de informação analítica é extremamente valiosa, pois você poderá alterar seus planos orçamentários, gerar novas metas para o futuro e focar continuamente na melhoria dos resultados clínicos para seus pacientes.

KPIs para medir a eficiência da saúde

Todas as empresas de saúde devem estar constantemente procurando maneiras de melhorar a eficiência e existem certos KPIs que podem direcionar essa mudança operacional.

Tempos de espera do paciente

Um dos maiores problemas que as empresas de saúde enfrentam é o tempo de espera dos pacientes. Mesmo com uma organização fantástica e uma boa agenda, eventos como não comparecimento de pacientes e atendimentos urgentes podem resultar em tempos de espera prolongados. Embora haja algumas informações que precisam ser coletadas durante o check-in e certos fatores envolvidos nas leis de privacidade do paciente , é sempre uma boa ideia manter o tempo de espera o mais curto possível. Estabelecer um KPI que se concentre na redução dos tempos de espera não apenas levará a uma programação mais eficiente, mas também ajudará a aumentar a satisfação do paciente. 

Consultas de pacientes

Todas as empresas de saúde devem acompanhar as consultas de seus pacientes e a visita média do paciente (PVA) . Isso produzirá informações sobre o número médio de compromissos que ocorrem em um dia, quando os horários são mais movimentados e se há vagas de reserva não preenchidas. Conhecer esse tipo de dado pode ajudar sua empresa a produzir um agendamento mais eficiente, garantindo o máximo de atendimentos de pacientes. 

Relação paciente-equipe

Embora a proporção ideal de pacientes por equipe varie dependendo do setor de saúde, pode ser uma boa ideia ter mais funcionários do que pacientes em uma clínica. Isso ajuda a demonstrar aos pacientes que sua saúde é uma prioridade, além de facilitar um maior número de consultas. 

Métricas de lucratividade para medir o sucesso de sua prática

Outra área importante para os KPIs é a lucratividade. A única maneira de uma empresa se manter à tona é se ela estiver ganhando dinheiro continuamente e você precisar ter uma maneira de rastrear esses dados.

Taxas médias por tratamento de paciente

É importante ter uma compreensão de quanto dinheiro você está ganhando com os tratamentos que oferece. Embora esta não seja necessariamente uma área em que você possa melhorar consistentemente a receita, ela pode funcionar como um guia para definir os preços certos para sua clínica e determinar o benefício do tratamento para sua empresa e seus pacientes.

Fluxo de caixa (despesas e receitas)

Um entendimento básico de finanças requer conhecer tanto as despesas quanto as receitas. Sua empresa deve acompanhar quanto está gastando e quanto está ganhando para que você possa determinar se há lucro disponível e quão sustentável é esse tipo de fluxo de caixa.

Reembolso médio por tratamento

O reembolso é complicado e você deve sempre saber os pagamentos que seus pacientes fazem no momento da consulta e quanto é reembolsado pelas seguradoras.

Tempo para processar o seguro

À medida que o processo de cobrança ocorre, você deve coletar dados indicando o tempo médio que leva até ser reembolsado. Coisas como rejeições e negações de reivindicações podem distorcer um pouco esses dados, mas todas essas informações são necessárias para que você tenha uma visão geral precisa de sua lucratividade.

KPIs para medir a eficiência da equipe/empregado

A última área em que os KPIs são altamente aplicáveis ​​é a eficiência dos funcionários. Assim como qualquer outro negócio, operar uma prática de saúde bem-sucedida depende em grande parte do fluxo de trabalho e da produtividade de sua equipe.

Absenteísmo de funcionários

A presença é um aspecto crítico para garantir a produtividade e é sempre uma boa ideia rastrear o absenteísmo. Deve haver protocolos em vigor para incentivar a equipe a trabalhar preparada para um dia eficiente e, no caso de altas taxas de absenteísmo, podem ser necessárias medidas disciplinares. O esforço para melhorar as taxas de atendimento provavelmente exigirá uma política de ambiente físico para o seu negócio de saúde , para que você possa criar uma atmosfera profissional positiva enquanto ainda conclui o trabalho necessário.

Rotatividade de pessoal

Os números de rotatividade de pessoal indicam se o seu processo de contratação está funcionando de forma eficaz ou se essa área pode precisar de alguma melhoria. Haverá sempre uma ampla gama de razões para altas taxas de rotatividade, e o esforço para entendê-las levará a uma equipe de saúde leal e comprometida.

Use um painel de saúde (software de gerenciamento de consultório) para transmitir seus negócios

Gerar produtividade por meio de KPIs é um aspecto intrínseco do gerenciamento de um negócio de saúde e, embora isso leve uma quantidade razoável de tempo e recursos, existem algumas ferramentas disponíveis para ajudá-lo. Software de gerenciamento de prática refere-se à tecnologia que foi projetada especificamente para simplificar uma ampla gama de tarefas administrativas em uma empresa de assistência médica, economizando muito tempo e permitindo que você se concentre no tratamento de seus pacientes e na geração de receita. O sistema oferece um software de gerenciamento de consultório altamente sofisticado que é integrado a vários recursos, incluindo documentação clínica, modelos de anotações, ferramentas de faturamento médico, agendamento de consultas e um portal do paciente. Ao implementar esse tipo de sistema em seu negócio, você estará facilitando melhores relacionamentos com sua equipe e seus pacientes e melhorando a transparência geral do sistema de saúde. O sistema está disponível em dois pacotes de preços diferentes, o que o torna adequado para empresas de saúde de diferentes portes – usado por mais de 10.000 consultórios, também é adaptável a qualquer campo de cuidados. A decisão de implementar um software de gerenciamento de consultório eficaz ajudará a marcar sua empresa como visualmente atraente para pacientes em potencial, ajudando a ampliar sua clientela e alcançar um crescimento sustentável. Com o setor de saúde sendo revolucionado pela tecnologia recém-desenvolvida, não poderíamos recomendar mais a importância de pesquisar e investir nesses sistemas – apesar do custo inicial, eles garantem uma economia excessiva de tempo e dinheiro a longo prazo.

Levar mensagem para casa

Como você viu, os KPIs desempenham um papel importante na orientação das empresas de saúde para o sucesso. Ao identificar diferentes áreas em sua prática que devem ser monitoradas continuamente, você está facilitando o crescimento sustentável de sua prática e localizando componentes específicos que podem exigir melhorias. Os KPIs podem ser diversos nas informações que visam, incluindo o gerenciamento da lista de espera da clínica , criando uma melhor experiência na sala de espera , melhorando a fidelidade da equipe e do paciente e gerando maior lucratividade. 

Você está pronto para melhorar a forma como você gerencia sua prática? 

Leitura adicional:

• KPIs de saúde e por que eles são importantes
• Tendências de uso de telessaúde entre centros de saúde durante a pandemia de COVID-19