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Aproveitando o poder das narrativas de lances baseadas em dados

A IA generativa abriu um mercado enorme para possíveis licitantes que antes não tinham condições de colocar seus meios de subsistência em espera para responder a uma licitação. Tudo isso mudou com uma série de ferramentas que ajudam as empresas a automatizar, sintetizar, redigir e gerenciar o processo de licitação de forma mais eficiente e econômica do que as formas anteriores de trabalho.

Ser capaz de diferenciar claramente sua oferta, junto com as novas habilidades humanas esperadas da equipe de licitação de hoje, se tornará o novo normal. Com o campo de jogo da licitação sendo nivelado e a tecnologia mais popular, quais são alguns truques novos que você pode adicionar ao seu arsenal de licitação?

As licitações estão se tornando mais competitivas e, portanto, a capacidade de demonstrar vividamente não apenas a experiência , mas também a capacidade de cumprir um contrato, é fundamental. Os clientes em potencial do lado de compras estão procurando evidências convincentes de que você pode atender suas necessidades de maneira eficaz para reduzir o risco de contrato e entrega . Uma das formas mais persuasivas de fornecer esta garantia é através de narrativas baseadas em dados.

Por que usar dados em narrativas?

Os dados servem como a espinha dorsal da credibilidade. Quando incorporado à sua narrativa, conta uma história que vai além de meras palavras. Esta história não é apenas uma hipótese sobre o que você pode fazer; mostra – de forma convincente – o que você fez e quão bem você pode escalar essas conquistas para enfrentar novos desafios. Gráficos e tabelas têm uma vantagem única: eles eliminam as complicações. Embora os elementos narrativos sejam certamente necessários para o contexto, os recursos visuais de apoio proporcionam uma compreensão imediata de dados complexos.

Vamos nos aprofundar em uma instância mais tangível — um estudo de caso de como você pode comunicar “recursos e capacidade” em uma resposta ou proposta de licitação. Aqui, o uso de dados em sua resposta pode ajudá-lo a transmitir rapidamente não apenas que você tem pessoal e fluxo de caixa suficientes, mas que sua distribuição de pessoal, experiência em projetos e disponibilidade se alinham precisamente com as necessidades do cliente em potencial.

Imagine apresentar uma paisagem urbana de números… multiplique esses dados por vários pontos de dados, e você começa a acumular uma narrativa difícil de manejar que poderia facilmente perder o avaliador em meio a um mar de números. Agora, imagine isso em vez disso – uma série de gráficos de barras dividindo seus dados para oferecer insights imediatos e acessíveis a um avaliador que está folheando dezenas de documentos densos. Esse método não apenas articula que sua empresa tem capacidade — ele mostra quantitativamente sua prontidão e boa adequação ao projeto.

Agora, a pergunta de ouro é: como você incorpora uma visualização de dados poderosa à sua narrativa quando está com pouco tempo e não tem acesso a cientistas de dados, analistas do Power BI ou designers gráficos?

Análise de IA em licitações

As ferramentas de IA estão simplificando e acelerando a forma como coletamos, analisamos e apresentamos dados . Algoritmos avançados de processamento de linguagem natural podem filtrar grandes quantidades de informações para extrair pontos de dados relevantes. Mas a magia não reside apenas na linguística, mas nas ferramentas de IA de visualização de dados. As ferramentas de IA podem transformar dados frios e concretos em tabelas e gráficos atraentes com o mínimo de esforço. Embora a tecnologia possa ser um pouco fragmentada no departamento de aparência, ela é funcional (pense nisso como o Excel antes de termos o luxo dos pacotes de design).

Veja como as ferramentas de IA podem ajudar quando você enfrenta restrições de tempo.

Análise automatizada de dados

As ferramentas de IA podem analisar automaticamente dados históricos de desempenho , fornecendo insights como tendências em valores de contrato, diversidade de clientes, prazos de entrega de projetos, adesão ao orçamento e níveis de satisfação do cliente. Ao incorporar essa análise em sua narrativa, você pode criar uma imagem vívida de sua proficiência e desempenho no manuseio de contratos semelhantes. Se você tiver seus dados em um arquivo CSV, poderá carregá-los em sua IA para executar sua análise.

Visualização instantânea

As plataformas de visualização de dados alimentadas por IA podem criar instantaneamente gráficos que levariam horas para serem projetados manualmente. Esses recursos visuais podem variar de gráficos de barras básicos a gráficos multidimensionais complexos que oferecem insights profundos rapidamente. Para começar, você precisa de:

  • O título do gráfico
  • As categorias para as quais você precisa dos dados plotados
  • Os valores correspondentes a cada categoria (por exemplo, eixo Y vertical)
  • A linha do tempo se for um gráfico de série temporal (por exemplo, eixo X horizontal).

Treinamento mínimo necessário

Com modelos de relatórios predefinidos, seus dados em formato CSV ou apenas com solicitações de IA, a visualização de dados de IA agora é possível para alguém sem um diploma de análise de dados ou conhecimento técnico para gerar gráficos de qualidade profissional. Embora o resultado possa não ser tão refinado (por enquanto), o poder realmente está nos dados e no que eles transmitem ao leitor (ou avaliadores).

Atualização dinâmica

Quando os dados subjacentes são atualizados, as ferramentas de IA podem atualizar os visuais associados, garantindo que sua narrativa esteja sempre enraizada nos dados mais atuais, aumentando sua confiabilidade.

Mensagens personalizadas

Novas ferramentas de IA não apenas apresentam dados; elas também podem alinhar visuais com mensagens estratégicas. Ao inserir os objetivos narrativos e os botões de atalho do cliente, a IA pode recomendar a maneira mais impactante de visualizar dados em apoio à sua mensagem. Você pode então usar essas recomendações para elaborar seus prompts.

Estudo de caso: Usando análise de IA para visualizar a capacidade do projeto 

Muitas vezes é mais fácil “mostrar” com dados do que escrever uma resposta longa e prolixa, especialmente para ajudar os avaliadores a avaliar rapidamente a nossa disponibilidade financeira e de recursos. Neste exemplo, mostraremos algumas abordagens para demonstrar sua capacidade de entregar um projeto. Nesse cenário, vamos supor que estamos licitando um projeto com início previsto para meados do próximo ano.

Exemplo 1: Crie um gráfico de pizza para visualizar a capacidade de entrega do projeto para meados do próximo ano

Para ilustrar nossas capacidades financeiras, vamos preparar um gráfico de pizza com dois segmentos: A repartição percentual do Trabalho Atualmente em Mão para 2025 e a porcentagem do Trabalho Máximo Necessário para 2025. Adicionaríamos uma narrativa de apoio a este gráfico de pizza para explicar os números. Em nossa narrativa, poderíamos explicar o valor do trabalho que temos atualmente sob contrato. Então, destacaríamos nossa capacidade financeira restante para empreender novos projetos, levando em consideração o valor da licitação atual.

Dicas para criação de gráfico

Criar essas representações gráficas é simples quando dividimos as etapas.

  1. Identifique os dados que você precisa visualizar: números financeiros, cronogramas de projetos, etc.
  2. Escolha o tipo de gráfico que melhor representa seus dados. Para capacidade financeira, um gráfico de pizza pode ser adequado; para linhas do tempo e receita mensal, gráficos de barras funcionam bem.
  3. Use IA para auxiliar na geração desses gráficos. Forneça prompts claros e concisos que incluam as informações necessárias, como título, rótulos de eixos e pontos de dados para cada segmento ou barra. Você também pode sugerir cores.
  4. Revise os gráficos resultantes para garantir que eles representem corretamente os dados e sejam fáceis de entender.
  5. Incorpore os gráficos ao seu conteúdo, certificando-se de fornecer um texto de apoio que explique os recursos visuais e destaque os pontos-chave relevantes para o seu público.

Para gerar os gráficos acima, usamos prompts simples e AI Assist para criar esses visuais informativos. Uma maneira fácil de criar seu prompt é saber qual saída você deseja e, em seguida, escrever uma breve narrativa para garantir que você esteja comunicando o que deseja ver. Use esta breve narrativa como seu prompt para orientar a saída. Continue ajustando até encontrar os prompts que funcionam melhor para seu cenário.

Seguindo essas etapas, você também pode mostrar as capacidades da sua organização de forma eficaz em qualquer cenário operacional.

Os aprendizados

Como demonstra este estudo de caso, o acesso à visualização sofisticada de dados já não é domínio exclusivo de grandes empresas com departamentos dedicados. A IA democratizou a capacidade de criar narrativas atraentes e baseadas em dados. Quer você seja um empreiteiro experiente ou uma marca desafiadora, as ferramentas de IA podem reforçar sua oferta, mostrando seus sucessos e projetando sua capacidade em um formato persuasivo e visualmente envolvente.

No final, a potência de uma narrativa orientada por dados está em sua autenticidade – a capacidade de contar uma história verdadeira de forma convincente. Com a IA, você pode contar uma história dessas, mesmo quando o tempo é essencial.

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